IT.bdpnrw → Hilfe: E-Mails


Auf dieser Seite werden alle Funktionen rund um E-Mail-Adressen des Landesverbandes erklärt.

Für die gesamte Doku gilt als Annahme:

  • E-Mail-Adressen werden nur mit aktiviertem JavaScript angezeigt ist die Beispiel E-Mail-Adresse
  • „name“ ist entsprechend der Teil vor dem @-Zeichen.
  • „meinPasswort“ steht demnach auch für das jeweilige Benutzerpasswort

Für deine Einstellungen musst du das natürlich entsprechend anpassen.

Bevorzugte Domain für E-MailsBevorzugte Domain für E-Mails

Der Landesverband hat zwei Domains, nämlich „bdp-lv-nrw.de“ und „bdpnrw.de“. Was E-Mails angeht, funktionieren beide Domains praktisch identisch: E-Mail-Adressen werden nur mit aktiviertem JavaScript angezeigt und name@bdpnrw.de erreichen immer dieselben Empfänger.

Trotzdem ist es wünschenswert, wenn wir einheitlich auftreten und das kann und sollte auch bei den E-Mail-Adressen so sein. Der Wunsch ist, dass aller E-Mail-Verkehr über die Domain bdp-lv-nrw.de läuft, während wir für die Homepage und andere Web-Dienste lieber bdpnrw.de verwenden.

Wer bekommt eine E-Mail-Adresse vom Landesverband?Wer bekommt eine E-Mail-Adresse vom Landesverband?

Alle im Landesverband Engagierten können eine Adresse bekommen.

Auf jeden Fall müssen der Vorstand und die Hauptamtlichen eine LV-Adresse haben – und wünschenswert wäre auch eine konsequente Nutzung. Die Mitglieder der Landesleitung und der Stufenteams, Arbeitskreise oder sonst im LV Engagierten sollen ebenfalls eine LV-Adresse bekommen. Das erleichtert es ungemein, die richtige Adresse zu finden und macht euch erreichbar! Außerdem kann es euch helfen, E-Mails mit Pfadfinderinhalt zu sortieren, wenn ihr auch sonst viele E-Mails bekommt – privat, beruflich oder aus anderen Ehrenämtern.

Wie erhalte ich eine neue E-Mail-Adresse?Wie erhalte ich eine neue E-Mail-Adresse?

Um eine neue, eigene E-Mail-Adresse zu erhalten, schreib bitte eine E-Mail an E-Mail-Adressen werden nur mit aktiviertem JavaScript angezeigt und beantworte darin folgende Fragen:

  • Fahrtenname/Pfadfindername oder Vorname
  • Eventuell auch: Stamm, bürgerlicher Name, oder weitere Angaben, damit die Admins wissen, wer du bist
  • In welcher Funktion/Rolle bist du im Landesverband aktiv?
  • Gewünschte E-Mail-Adresse (in der Regel E-Mail-Adressen werden nur mit aktiviertem JavaScript angezeigt)
  • Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse (z.B. deine Stammesadresse oder deine E-Mail-Adresse bei einem anderen Mailing-Dienst)
  • Soll eine Weiterleitung aller eingehenden Mails an eine andere Adresse eingerichtet werden? Wenn ja, an welche Adresse? Die Weiterleitungs-Einstellungen können später geändert werden.

Hinweis: Weiterleitungen an Adressen bei AOL und Yahoo können problematisch sein.

Wie komme ich an meine E-Mails?Wie komme ich an meine E-Mails?

Es gibt im Prinzip zwei grundsätzliche Möglichkeiten, wie E-Mails an E-Mail-Adressen werden nur mit aktiviertem JavaScript angezeigt auch bei dir ankommen. Sie unterscheiden sich darin, ob die E-Mails zunächst auf dem Server gespeichert werden, oder direkt an eine andere E-Mail-Adresse weiter geschickt werden.

Optimal ergänzen sich die Nutzung von E-Mail-Programm und Webmailer. Auf dem PC zuhause und auf deinem Smartphone kannst du ein E-Mail-Programm einrichten. Wenn du beides nicht zur Hand hast, bleibt immer noch der Webmailer, um überall auf deine E-Mails zugreifen und natürlich auch welche versenden zu können.

Weiterleitung

Wenn ein Postfach eingerichtet wird, setzen wir üblicher Weise zunächst eine Weiterleitung auf deine private E-Mail-Adresse – sofern eine solche bekannt ist. Dann werden alle E-Mails an diese Adresse weitergeleitet. In wenigen Einzelfällen können die Nachrichten zusätzlich auf dem Server in deiner Mailbox abgelegt werden, aber das ist unüblich, weil sie dort unnötig Platz verbrauchen, wenn du sie dort nie liest oder löschst.

Du kannst diese Weiterleitung selber ändern und auch deaktivieren. Wie das geht, wird bei der Frage „Welche Einstellungen kann ich ändern und wie?“ erklärt.

Weiterleitungs-Probleme mit AOL und Yahoo!

Die beiden großen E-Mail-Anbieter AOL und Yahoo! haben – als Teil des immerwährenden Kampfes gegen Spam – ihre Server besonders restriktiv eingestellt. E-Mails von diesen Providern, die dann über eine Weiterleitung und/oder Mailingliste wieder an AOL oder Yahoo! zurück geschickt werden, kommen nicht an. In vielen Fällen gibt es auch keine Fehlermeldung bzw. diese wird nicht bis an den ursprünglichen Absender zurück geschickt oder der kann damit nichts anfangen.

Die einzige Lösung, die ohne großen technischen und personellen Wartungsaufwand auskommt, ist der Wechsel zu einem anderen E-Mail-Provider. Oder eben ihr verzichtet auf die Weiterleitung und ruft eure E-Mails direkt von unserem eigenen Server ab.

E-Mail-Programme (Outlook, Thunderbird, …)

Wenn die E-Mails auf dem Server gespeichert werden, ist der komfortabelste Weg für dich, ein E-Mail-Programm (E-Mail-Client) zu benutzen. Damit kannst du auch E-Mails von E-Mail-Adressen werden nur mit aktiviertem JavaScript angezeigt verschicken. Wir empfehlen zum Abholen der E-Mails IMAP zu benutzen. Damit bleiben alle E-Mails zunächst auf dem Server erhalten und können mit verschiedenen E-Mail-Clients (inklusive des Webmailers, siehe unten) betrachtet und verwaltet werden. Wird eine E-Mail verschoben oder gelöscht, so wird das über den Server an alle anderen E-Mail-Clients synchronisiert.

Hinweis: Auch für Smartphones existieren praktische E-Mail-Clients (z.B. “K-9 Mail” für Android). Der große Vorteil: Es werden nur die E-Mail-Header (Betreff, Datum, Absender, Empfänger, …) abgerufen. Die E-Mail und insbesondere Anhänge werden erst heruntergeladen, wenn du sie brauchst.

Die Einrichtung funktioniert bei jedem Programm etwas anders. Generell musst du aber ein neues Konto anlegen, bei dem du folgende Einstellungen verwendest:

Gleiche Einstellungen zum Abholen und Versenden:

Server: bdpnrw.de

Benutzer: name.bdpnrw

Passwort: meinPasswort

E-Mail: E-Mail-Adressen werden nur mit aktiviertem JavaScript angezeigt

Zum Abholen der E-Mails:

Protokoll: IMAP

Port: 993 (oder 143 ohne Verschlüsselung)

Bei einer Auswahl „Verbindungsicherheit“ oder ähnlichem kannst du „SSL/TLS“ wählen, wenn dein E-Mail-Programm das unterstützt. Dann werden alle Daten verschlüsselt übertragen. Wenn dein Programm das nicht unterstützt, kannst du auch „Keine“ oder „STARTTLS“ wählen, musst dann aber den Port entsprechend anpassen.

Als Authentifizierungsmethode gibst du „Passwort, normal“ (so heißt es in Thunderbird) oder bei MS Outlook unter Weitere Einstellungen → Postausgangsserver → Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung ein.

Zum Versenden von E-Mails:

Protokoll: SMTP – mit Authentifizierung! (muss bei MS Outlook separat eingestellt werden)

Port: 587 (notfalls ist auch 25 möglich)

Beim Versenden unterstützt unser Server die Verbindungssicherheit “STARTTLS”. Auch hier gilt für die Authentifizierungsmethode “Passwort, normal”.

Webmailer

E-Mails auf dem Server kannst du auch über den Webmailer lesen. Der funktioniert im Prinzip wie ein E-Mail-Programm. Allerdings musst du ihn nicht so aufwendig einrichten und kannst ihn von jedem Computer aus nutzen, der eine Internetverbindung und einen Browser hat. Alles, was du dir dazu merken musst, sind die folgenden Daten:

Adresse: https://webmail.bdpnrw.de/

Benutzer: name.bdpnrw

Passwort: meinPasswort

Bevor du mit dem Webmailer E-Mails versendest:

Unter Einstellungen (oben rechts) und dann Identitäten (linke Spalte) kannst du deinen Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse, mit der du E-Mails versendest, einstellen. Bitte ändere deine E-Mail-Adresse so, dass sie mit bdp-lv-nrw.de endet. Du kannst auch mehrere Identitäten einstellen, um z.B. einmal mit deinem Pfadfindernamen und für andere E-Mails mit deinem bürgerlichen Namen im Absender zu erscheinen.

Welche Einstellungen kann ich ändern und wie?Welche Einstellungen kann ich ändern und wie?

Du kannst einige Einstellung selber ändern, dazu gehören:

  • Dein Passwort
  • Die Weiterleitung der E-Mail an eine andere Adresse
  • Filterregeln zum Einsortieren deiner E-Mails in Ordner

Alle Änderungen nimmst du über die Oberfläche „Usermin“ vor, in die du dich hier einloggen kannst:

Adresse: https://admin.bdpnrw.de:20000/

Benutzer: name.bdpnrw

Passwort: meinPasswort

Wenn du dich in Usermin eingeloggt hast, siehst du direkt die „Passwort ändern“-Seite und links ein Menü. Im Prinzip könntest du Usermin auch zum Lesen und Versenden von E-Mails benutzen, aber wir empfehlen sehr, den viel komfortableren Webmailer zu verwenden.

Passwort ändern

Dein Passwort kannst du am einfachsten im Selfservice ändern.

Weiterleitung einrichten

  1. In Usermin einloggen.
  2. Im Menü (links) „Mail“ und dann „Leite E-Mail weiter“ anklicken.
  3. Auf der geöffneten Seite bei E-Mail Weiterleitung aktiviert? „Ja“ auswählen.
  4. Bei Weiterleiten an Adresse deine E-Mail-Adresse z.B. bei GMX, web.de, Gmail, Yahoo oder deine Stammes-E-Mail-Adresse angeben. Du kannst auch mehrere Adressen angeben. Schreibe dazu jede Adresse in eine eigene Zeile.
  5. Wenn du bei Auch normal zustellen? „Ja“ auswählst, werden eingehende E-Mails sowohl an die externe Adresse weiter geleitet, als auch auf dem Server gespeichert. Wenn du „Nein“ auswählst, werden sie nur weitergeleitet. Bitte wähle nur dann „Ja“, wenn du tatsächlich beabsichtigst, Mails direkt auf unserem Server zu lesen.
  6. Mit „Speichern“ bestätigen.
  7. Deine Mails werden nun an deine angegebene Mailadresse versandt.

Zum Deaktivieren der Weiterleitung ganz einfach bei E-Mail Weiterleitung aktiviert? „Nein“ auswählen.

Automatische Antwort / Urlaubsbenachrichtigung einrichten

  1. In Usermin einloggen.
  2. Im Menü (links) „Mail“ und dann „Automatische Antwort“ anklicken.
  3. Auf der geöffneten Seite bei Automatische Antwort aktiviert? „Ja“ auswählen.
  4. Bei Antwortnachricht kannst du die Nachricht eingeben, mit der automatisch geanwortet werden soll.
  5. Die anderen Einstellungen kannst du so lassen.
  6. Mit „Speichern“ bestätigen.
  7. Deine Mails werden nun an deine angegebene Mailadresse versandt.

Die automatische Antwort taucht danach auch als Filterregel unter „E-Mail Filter“ auf. Falls du sowieso schon E-Mails von Mailinglisten etc. filterst, ist es ratsam die Regel für automatische Antworten ans Ende zu verschieben. Das verhindert unter Umständen, dass du „Ich bin in Urlaub“-Nachrichten an Mailinglisten schreibst – sofern diese eben vorher schon von einem Filter verarbeitet wurden. Wichtig ist beim bearbeiten der Filter-Regel, dass der Haken bei Fahre mit den weiteren Filterregeln fort, auch nach dem diese Aktion durchgeführt wurde gesetzt bleibt – sonst wird die eingehende Nachricht nicht in deinem Posteingang gespeichert.

Zum Deaktivieren der Automatischen Antwort ganz einfach bei Automatische Antwort aktiviert? „Nein“ auswählen.

Ordner anlegen und E-Mails automatisch filtern

Wenn du z.B. alle E-Mails über einen der Verteiler des Landesverbandes in einen bestimmten Ordner einsortieren möchtest, kannst du das ebenfalls in Usermin einstellen.

In diesem Beispiel wollen wir alle E-Mails mit “[LL]” im Betreff (also alle E-Mails an die Mailings-Liste der Landesleitung) in den Ordner “Landesleitung” abzulegen, den wir dazu erstellen.

  1. In Usermin einloggen.
  2. Im Menü (links) „Mail“ und dann „Verwalte Ordner“ anklicken.
  3. Auf der rechten Seite siehst du eine Tabelle mit allen existierenden Ordnern.
  4. Wenn du einen zusätzlichen Ordner anlegen willst, kannst du das über den Link „Add a new folder“ oberhalb und unterhalb der Tabelle tun.
    1. Gib bei „Folder name“ den gewünschten Ordernamen an, also „Landesleitung“ (ohne die Anführungszeichen).
    2. Die anderen Angaben kannst du unverändert lassen.
    3. Mit „Erstellen“ bestätigen und den Ordner erstellen.
  5. Nun im Menü (links) „E-Mail Filter” anklicken.
  6. Auf der rechten Seite wird eine Tabelle mit den vorhandenen Filtern angezeigt. Manche dieser Filter können von dir nicht bearbeitet werden. Zum Beispiel wird jede E-Mail auf Spam überprüft und bei positivem Befund in den Ordner „spam“ abgelegt.
  7. Um eine neue Filter-Regel anzulegen auf „Erstelle neuen E-Mail Filter“ klicken.

Im oberen Teil der folgenden Seite („Konditionen für Filter“) gibst du an, unter welchen Umständen die Aktion durchgeführt werden soll, die du im unteren Teil („Aktion wenn Kondition zutrifft“) definieren kannst.

  1. Wähle „Auf dem Header basierend“, und aus den Listen „Subject“ (also Betreff) und „enthält“ aus.
  2. Hinter „enthält“ gibst du „[LL]“ (wieder ohne Anführungszeichen) ein.
  3. Im unteren Teil wählst du „Speichere in Ordner“ und rechts daneben aus der Liste “Landesleitung” aus.
  4. Mit „Erstellen“ die Filterregel speichern.
  5. Nach dem Speichern einer Filterregel kommst du zurück zur Übersichtstabelle. Wenn du mehrere Filterregeln hast, kannst du diese sortieren – für jede eintreffende E-Mail werden die Regeln der Reihe nach (von oben nach unten) abgearbeitet, bis eine zutrifft.

Andere Einstellungen

Wenn du magst, kannst du auch andere Einstellungen in Usermin ändern. Zum Beispiel könntest du bestimmen, dass E-Mails im Papierkorb automatisch nach zwei Wochen gelöscht werden. Wenn du Fragen zu diesen Einstellungen hast und alleine nicht weiter kommst, dann wende dich einfach an die Admins.

Wer hilft mir, wenn ich weitere Fragen habe?Wer hilft mir, wenn ich weitere Fragen habe?

@d und Elpy sind deine ersten Ansprechpartner wenn es um Probleme mit den E-Mails im Landesverband geht. Wir beantworten normalerweise alle deine Fragen zu diesem Thema recht zügig. Also wendet euch mit euren E-Mail-Problemen vertrauensvoll an uns:

E-Mail-Adressen werden nur mit aktiviertem JavaScript angezeigt

Was machen die Mailinglisten/Verteiler?Was machen die Mailinglisten/Verteiler?

Die Mailinglisten sind dafür gedacht E-Mails an eine große Personengruppe zu versenden. Dafür haben wir ein extra Programm auf dem Server installiert, welches die E-Mails dann zuverlässig verteilt und viele weitere Funktionen bietet. E-Mails, die du über eine Mailingliste bekommst, erkennst du an der Betreffzeile [Verteilername bzw. Kürzel].

Manche Verteiler sind moderiert, das heißt dass du unter Umständen nur mit deiner @bdp-lv-nrw.de E-Mail-Adresse an den Verteiler senden kannst oder deine Mails kommen verspätet an, da deine private E-Mail-Adresse einmalig von uns freigeschaltet werden muss.

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